Ochrana osobních dat
ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Kdo jsme? Jsme společnost Wild & Coco s.r.o., IČO: 02840740, se sídlem Těšnov 1163/5, Nové Město, 110 00 Praha 1, a zabýváme se prodejem lahodných a funkčních potravin, které najdete na adrese www.wildandcoco.com (pro zjednodušení “my” nebo “správce”, protože spravujeme některé vaše osobní údaje.
Jsme správcem vašich osobních údajů, což znamená, že jste nám svěřili některé údaje o sobě (např. vaše jméno, doručovací adresa nebo cookies), abychom vám například doručili objednávku. Přehled zpracovávaných údajů včetně důvodů pro jejich zpracování naleznete níže. Pokud by bylo cokoliv nejasného, neváhejte se nám ozvat na e-mail ilove@wildandcoco.com nebo poštou na adresu našeho sídla.
Protože vaše bezpečnost a ochrana soukromí je pro nás prioritou, snažili jsme se nastavit ochranu osobních údajů tak, abychom sbírali a používali jen nezbytné množství údajů a jen za účely, o kterých vám řekneme níže. Vaše data jsou u nás v bezpečí.
O co ve zkratce jde? Ochranu osobních údajů nebereme na lehkou váhu. Některé údaje potřebujeme pro zpracování vaší objednávky (smlouvy), některé zpracovávat můžeme na základě našeho oprávněného zájmu (třeba newslettery pokud jste u nás nakoupili, vždy se ovšem můžete odhlásit), některé zpracování nám přikazuje zákon - například vedení účetnictví. V některých případech si nevystačíme sami a využijeme tzv. zpracovatele, kteří mohou mít přístup k vašim údajům - například společnost, pomocí které rozesíláme emaily. Souhlas si od vás vyžádáme, jen pokud to bude opravdu nutné.
Aby byl text přehlednější, zjednodušíme vám čtení přidělením zkratek k několika pojmům:
|
E-shop |
náš kokosový e-shop, který provozujeme na stránce www.wildandcoco.com; |
|
GDPR |
Nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679; |
|
Obchodní sdělení |
e-maily, které od nás dostáváte, kde vám povíme o nových výrobcích nebo slevových akcích; |
|
Objednávka |
až když kliknete na tlačítko „ODESLAT OBJEDNÁVKU A ZAPLATIT“ začneme na našich skladech kmitat, aby byla u vás objednávka co nejdříve. Vy nám objednávku zaplatíte a pak nezbývá než se těšit na to, co jsme si pro vás nachystali; |
|
Uživatel / Vy |
to jste vy! Zákazníci, ale i ti, kteří si naše webové stránky jen prohlížejí. |
|
Zpracovatel |
nezvládneme všechno sami, a proto využíváme jiné podnikatele, aby nám např. zajistili provoz našeho E-shopu nebo aby vám byla zásilka správně doručena. Během této spolupráce mohou zpracovávat osobní údaje, které jste nám poskytli; |
|
Zpracování Osobních údajů |
zjednodušeně se jedná jakékoli nakládání s osobním údajem - ať už je to uložení, sdílení, smazání, měnění; |
|
Zvláštní kategorie Osobních údajů |
to jsou dle GDPR takové údaje, které chápeme jako ty, které jsou citlivější a nesdělujete je na potkání. Týkají se například toho, jaký je váš etnický původ, jaká je vaše sexuální orientace, jestli jste v odborech nebo jak jste na tom zdravotně a jaká je vaše víra. Pokud takové údaje budeme zpracovávat, budeme potřebovat váš výslovný souhlas. |
- JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE O VÁS ZPRACOVÁVÁME, PROČ A JAK?
|
→ Jméno a příjmení |
→ Kontaktní údaje (zejména e-mail, telefonní číslo) |
|
→ Fakturační údaje a bankovní spojení (údaje nezbytné k vedení účetnictví a realizaci plateb za zboží) |
→ Informace, které nám sdělíte v rámci komunikace s námi (zejména se bude jednat o Vaše otázky a odpovědi na Vaše dotazy, komunikace s Vámi) |
|
→ Poznámka k Objednávce |
→ Cookies a IP adresa |
|
→ Vámi přidané komentáře k našim příspěvkům na sociálních sítích (zejména Facebook, Instagram, LinkedIN, Twitter, TikTok, Youtube), jako i jméno (přezdívka) Vašeho profilu na těchto sociálních sítích a Vámi veřejně přístupné informace na Vašich profilech |
→ Login k uživatelskému účtu a chování v uživatelském účtu (zejména údaje vyplněné Uživatelem v uživatelském účtu, nákupní historii, čas registrace, datum poslední aktualizace profilu) |
|
→ Informace související s Vašimi volnočasovými aktivitami a pracovním vytížení, pokud nám je sdělíte s udělením Vašeho výslovného souhlasu k jejich zpracování; |
Jak je to se zvláštní kategorií osobních údajů? Nezpracováváme žádné údaje ze zvláštních kategorií osobních údajů.
Jak zpracováváme vaše osobní údaje? Pouze v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání kupní smlouvy, po nezbytnou dobu k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Vámi a námi a možného uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (např. uplatnění práv z vad zboží v rámci reklamace, uplatnění záruky na zboží apod.).
- Návštěva našich webových stránek, personalizovaná reklama.
|
Jaké údaje? |
Informace o tom, kdy a jak navštívíte a prohlížíte si naše webové stránky → IP adresa, datum a čas přístupu na naší webovou stránku, informace o Vašem internetovém prohlížeči, operačním systému či nastavení Vašeho jazyka, historie Vašeho chování na webových stránkách, např. jaké odkazy na našich webových stránkách navštívíte a které nabízené zboží je Vám zobrazeno. Informace o Vašem chování na webu jsou však z důvodu Vašeho maximálního soukromí anonymizované. Pokud navštěvujete naše webovky přes mobil, můžeme také zpracovávat data o vašem telefonu. |
|
Jak? |
Typicky cookies nebo jiné technologie pro sledování chování uživatele. |
|
Proč? |
Zajištění základních funkcí webu, analytika, abychom mohli zlepšovat náš E-shop a marketing, abychom vám mohli ukazovat relevantní obsah, nebo zobrazovat naši reklamu na jiných webových stránkách. Více naleznete zde. Preference můžete nastavit v cookie liště. |
- Registrace, zřízení uživatelského účtu.
|
Jaké údaje? |
Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail. |
|
Jak? |
Tyto údaje nám poskytnete při registraci zákaznického účtu. |
|
Proč? |
Díky registraci vám můžeme posílat speciální nabídky a zároveň snadněji uvidíte svou historii objednávek a zapamatujeme si vaše platební a doručovací údaje. Ve svém profilu můžete kdykoliv údaje změnit. |
- Personalizace objednávky, vyřízení objednávky nebo poskytnutí služby.
|
Jaké údaje? |
Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail, doručovací adresa, platební údaje, údaje o životním stylu, oblíbené ingredience. |
|
Jak? |
Tyto údaje nám poskytnete při vyplnění dotazníku nebo závěrečného kroku objednávky. |
|
Proč? |
Po vyplnění dotazníku vám můžeme doporučit personalizované výrobky, které budou vyhovovat vašim potřebám. Zpracování údajů týkající se objednávky je nezbytné pro její vyřízení na základě uzavřené smlouvy. |
- Zasílání newsletteru, nebo dotazníku spokojenosti (SMS nebo email), komunikace s podporou.
|
Jaké údaje? |
Jméno, příjmení, telefonní číslo a e-mail, údaje o objednávce |
|
Jak? |
Zašleme vám newsletter nebo SMS s dotazníkem spokojenosti s nákupem. Pokud máte dotaz, za účelem vyřízení dotazu zpracováváme osobní údaje, které jsou k jeho vyřízení nezbytné. |
|
Proč? |
Buď jste dali se zasíláním souhlas, nebo můžeme newsletter a SMS dotazník zasílat našim zákazníkům na základě oprávněného zájmu na zlepšování a propagování našich služeb. Pokud nechcete newslettery dostávat, můžete se odhlásit v patičce emailu. |
- Soutěže, propagační akce a sociální sítě.
|
Jaké údaje? |
Jméno a příjmení, adresa, datum narození, telefonní číslo, e-mailová adresa, uživatelské jméno |
|
Jak? |
Ať už půjde o vyplnění formuláře nebo zanechání komentáře pro účast na soutěži, přesný postup se dozvíte přímo v příspěvku na sociálních sítích nebo v emailu. Máme profil na Facebooku, Instagramu, LinkedInu, a TikToku. Při práci se sociálními sítěmi musíme také brát ohled na zásady zpracování osobních údajů těchto platforem. |
|
Proč? |
Soutěže baví vás i nás. Rádi oceníme naše zákazníky, a doufáme, že naše soutěže osloví i potenciální zákazníky. Účast je však dobrovolná, stejně jako sdělení osobních údajů. Pokud svůj souhlas odvoláte, nebude možné se soutěže zúčastnit. Pokud budete mít dotaz prostřednictvím sociální sítě, odpovídáme z důvodu oprávněného zájmu na dobrý vztah s potenciálním zákazníkem, nebo z důvodu řešení podrobností ohledně uzavřené kupní smlouvy na zboží čí služby. |
- Uchazeči o zaměstnání.
|
Jaké údaje? |
Jméno a příjmení, adresa, datum narození, telefonní číslo, e-mailová adresa, odkaz na sociální síť, údaje o bývalém zaměstnání, vzdělání, zájmy, schopnosti, certifikace |
|
Jak? |
Pokud se nám ozvete s tím, že byste u nás rádi pracovali, máme jedině radost! Podíváme se na vámi zaslané podklady, které obsahují osobní údaje a na základě nich se vám ozveme. |
- Účetnictví.
|
Jaké údaje? |
Údaje na faktuře - jméno, příjmení, e-mailová adresa, fakturační adresa, či jinou identifikaci Uživatele a podrobnosti o zakoupeném zboží. Údaje na daňovém dokladu: jméno, příjmení, e-mailovou adresu, fakturační adresu, či jinou identifikaci Uživatele a podrobnosti o zakoupeném zboží a/nebo poskytnutých digitálních službách. |
|
Jak? |
Po vyplnění objednávkového formuláře si tyto údaje uložíme, abychom vytvořili fakturu. |
|
Proč? |
Máme povinnost archivovat účetní doklady a účetní záznamy (faktury) po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Máme také povinnost uchovat fakturu po dobu 3 let od konce zdaňovacího období, v němž vznikla daňová povinnost související s fakturou. Také máme povinnost archivovat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. |
- KDY, PROČ A JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVAJÍ ZPRACOVATELÉ A KDO JSOU?
Zpracovatelé. Používáme pouze prověřené Zpracovatele, se kterými máme uzavřenou písemnou smlouvu, a kteří nám poskytují minimálně stejné záruky jako my Vám.
Abyste mohli vidět co nejpřehledněji, jaké údaje, proč a po jakou dobu kteří Zpracovatelé zpracovávají, připravili jsme si pro vás následující tabulku:
|
O které Osobní údaje se jedná |
Účel zpracování Osobních údajů |
Zákonný důvod pro zpracování Osobních údajů |
Doba zpracování |
Zpracovatelé |
|
jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, adresu pro doručování a informace o objednaném zboží |
Vyřízení Objednávky, vedení uživatelského účtu |
Plnění smlouvy |
Po dobou trvání smluvního vztahu zákazníka s námi |
Gopay Stripe |
|
Údaje o zdravotním stavu, jméno, příjmení, email, adresa, číslo objednávky |
Analýza zdravotního stavu na základě zaslaného dotazníku či zaslaných vzorků |
Výslovný souhlas se zpracováním údajů o zdravotním stavu, plnění smlouvy a plnění zákonné povinnosti |
Po dobu trvání smluvního vztahu, 1 rok po dokončení analýzy |
tuto třetí stranu aktuálně vybíráme, uvedeme zde po dokončení výběru |
|
fakturační údaje, bankovní spojení a informace o objednaném zboží |
Vedení účetnictví |
Plnění smlouvy a plnění zákonné povinnosti |
Daňové doklady po dobu 15 let |
|
|
jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo zákazníka, údaje o uzavřené kupní smlouvě, nezbytné údaje o platbách |
Vyřízení reklamace u spotřebitelů či stížností |
Plnění zákonné povinnosti |
Po dobu trvání smluvního vztahu zákazníka s námi a následně po dobu 4 let od jeho ukončení |
|
|
jméno, příjmení, e-mail a telefonní číslo zákazníka |
Přímý marketing (zejména zasílání newsletterů zákazníkům) |
Oprávněný zájem na propagaci obdobných služeb Souhlas se zasíláním obchodních sdělení |
2 roky od posledního aktivního prohlédnutí newsletteru, pokud se z odběru neodhlásíte dříve |
Cloudsailor |
|
pseudo anonymizované dentifikátory registrovaných uživatelů, IP adresa |
Běžná analýza návštěvnosti webových stránek, zabezpečení našich webových stránek, odhalování chyb serveru a prevence podvodů a útoků na server, analýza zákaznických segmentů |
Oprávněný zájem |
Konkrétní doba uložení u souboru cookies se liší podle konkrétního druhu cookie souborů |
|
|
jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo |
Odpověď na zprávu zaslanou přes kontaktní formulář nebo e-mail |
Souhlas se zpracováním za účelem vyřízení dotazu |
Po vyřízení Vašeho dotazu budou Osobní údaje vymazány, to neplatí v případě, že se stanete naším zákazníkem |
|
|
jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo |
Odpověď na zprávu zaslanou přes e-mail nebo sociální sítě |
Souhlas se zpracováním za účelem vyřízení dotazu |
Po vyřízení Vašeho dotazu budou Osobní údaje vymazány, to neplatí v případě, že se stanete naším zákazníkem |
|
|
jméno a příjmení, e-mail, telefonní číslo potenciálních zákazníků, IP adresy a další technické identifikátory |
Marketing a propagace našich webových stránek |
Souhlas |
Po dobu trvání souhlasu, doba uložení cookies se může lišit v závislosti na druhu cookies |
|
|
jméno, příjmení, e-mail zákazníka a informace o objednaném zboží |
Poskytnutí e-mailu zákazníka třetí straně za účelem hodnocení spokojenosti zákazníků |
Oprávněný zájem |
Po dobu trvání smluvního vztahu zákazníka s námi a následně po dobu 4 let od jeho ukončení |
tuto třetí stranu aktuálně vybíráme, uvedeme zde po dokončení výběru |
|
jméno, příjmení, e-mail zákazníka a informace o objednaném zboží |
Trasování a párování zásilek s objednávkami z e-shopu |
Oprávněný zájem |
Zákonné povinnosti. Osobní údaje můžeme mimo výše uvedeným Zpracovatelům předat třetím osobám, jestliže to vyžaduje zákon nebo v reakci na zákonné požadavky orgánů veřejné moci či na vyžádání soudu v soudních sporech.
- JAKÁ JSME PŘIJALI OPATŘENÍ K OCHRANĚ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Technická a organizační opatření. Bezpečnost je pro nás velmi důležitá a proto soustavně pracujeme na tom, aby byla vaše data chráněna. Vždy při volbě opatření bereme v potaz rozsah zpracování, našich databází, rizikovost zpracování nebo stav naší techniky.
- pravidelné zálohujeme data;
- aktualizujeme antivirové softwarové systémy;
- naše data na serverech jsou šifrována;
- přístupová hesla do informačních systémů, kde budou Osobní údaje zpracovány a oprávnění k přístupu kontrolované na úrovni jednotlivců.
Organizační opatření. Přijali jsme a zavazujeme se udržovat následující opatření:
- naši zaměstnanci jsou zavázáni mlčenlivostí;
- naši zaměstnanci jsou řádně proškoleni ohledně GDPR a seznámeni s pravidly bezpečné práce na pracovních zařízeních;
- přístupy do všech systémů včetně informačního systému jsou personalizovány a kryty hesly, informační systém eviduje logy, abychom mohli kontrolovat přístup jednotlivých zaměstnanců k jednotlivým Osobním údajům Uživatelů;
- naší zaměstnanci jsou pravidelně školeni na pravidla bezpečného nakládání s Osobními údaji, zejména na pracovních zařízeních
- JAKÁ MÁTE PRÁVA?
Kam se na nás obrátit? Emailem na ilove@wildandcoco.com, nebo na adresu našeho sídla.
Kdy to vyřídíme? Odpovíme vám nejpozději do jednoho měsíce. Pokud by poskytnutí informací ohrozilo soukromí jiných osob, nebo by poskytnutí bylo nepřiměřené rizikům či nákladům na jejich poskytnutí, je možné, že vám nebudeme moci vyhovět. Abychom vaši žádost lépe vyřídili, je možné, že si od vás budeme potřebovat ověřit vaši totožnost. V případě opakované žádosti bude správce oprávněn za kopii Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
|
Právo na přístup |
|
|
Právo na opravu |
|
|
Právo na výmaz |
|
|
Právo na omezení zpracování |
|
|
Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování |
|
|
Právo na přenositelnost |
|
|
Právo vznést námitku |
|
|
Právo na odvolání souhlasu |
|
|
Automatizované individuální rozhodování včetně profilování |
|
- PÁR SLOV NAKONEC
Tyto Zásady zpracování Osobních údajů mohou být změněny pouze písemně. O tom budou budete informováni prostřednictvím našich webových stránek.
V případě jakýchkoliv dotazů týkajících se našich Zásad zpracování Osobních údajů se na nás prosím kontaktujte na e-mail ilove@wildandcoco.com.
Pokud budete nespokojeni, pak můžete kdykoliv podat podnět nebo stížnost k Úřadu pro ochranu Osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice (více na https://www.uoou.cz/)
Tyto zásady ochrany Osobních údajů jsou účinné ode dne 2.3.2023.
